顔を突き合わせての打ち合わせは大事だけど、それホントに必要か考えてね。

来年のイベントの打ち合わせで・・・

毎年呼んでいただいているイベントなのですが、今年も開催したいとのうれしいお話。

毎年打ち合わせらしい打ち合わせはしていないのですが、今回は担当者が変わったこともあって打ち合わせに来て欲しいとのこと。

そんなわけで時間を調整して打ち合わせに参上。

 

机の上に重なる書類

もう何度もやっているのではっきり言って打ち合わせすることなんてそんなにないのになあと思いつつ指定の場所へ。

担当の方とは面識はあるもののしっかりと話をするのは初めてなので名刺交換から。

イヤ、でもホントに5分か長くても10分で終わる内容だと思っていたんですよ。

 

ところが打ち合わせの机上にはファイルやA4用紙にプリントアウトされた質問事項の紙が数枚。

イヤな予感がしましたね。

世間話などをしつつ打ち合わせ開始。

 

そして延々と続く打ち合わせ。

気がつくと15分があっという間に経過していました。

 

A4用紙にまとめられた質問事項をひとつひとつ確認していくのですが、基本的には例年どおりなので特にとりたてて言うこともなし。

次の打ち合わせの時間が迫っていて結構そわそわしていたのですが、一向に気にしてもらえることもなくなんと40分が経過・・・。

思わずTwitterでつぶやいた・・・。

 

まとめられているのならとりあえずメールして

たぶん直接顔を合わせて聞いておかないと不安だったのでしょうが、質問事項をまとめた資料を用意しているのならむしろそれメールしてほしかった・・・。

先に送っておいてもらえたらあらかじめ回答を考えておいて打ち合わせのときに短時間で済ませられる。

(まあむしろメールで十分済んでしまう内容だったのですけどw)

 

特に打ち合わせって時間をかければいいってものではなくて、その質が大事。

相手を呼ぶのであればせめてできるだけ短時間で済ませるようにするのは必要な配慮だと思うんですよね。

 

自分も同じことをしていないかよく考えたい

打ち合わせのときに意外と多いのが「とりあえず集まってから話し合う」ということ。

何も決まっていないところからのスタートなので時間がいくらあっても足りないですよね。

今回はまだ「打ち合わせ用紙」があったからよかったのですが、やはりどれだけ時間を短縮できるか、効率的に行えるか、というのはしっかりと考えたいところ。

時間は有限なので、自分だけでなく相手の時間も奪っていないかという配慮も常に持ち合わせたいですね。

 

まあなんにしても相手も悪気がないので、僕もひとりカッカとなってはいけないのですよ。未熟者。

 

時間はホント、大切にしましょうね。

 

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